2026-10-05 · 6 min čtení
Kavárna, ordinace, dílna nebo prodejna — kdokoli plánuje směny víc než dvěma lidem, tráví nad tabulkou každý měsíc hodiny. Ukážeme konkrétní postup s hotovými prompty, kontrolními kroky a mezemi, kde AI selhává.
Rozpis směn pro pět lidí na třicet dní znamená vyplnit zhruba 150 políček tabulky tak, aby seděly součty hodin, pokrytí provozní doby i dovolené. Většina živnostníků to dělá ručně v Excelu a opravuje to pak ještě třikrát během měsíce. Jazykový model tuhle práci nevyřeší za vás celou, ale umí vygenerovat první návrh, který už jen kontrolujete a doladíte.
Než otevřete chat, potřebujete podklad. Napište si do poznámek: otevírací dobu po dnech, kolik lidí musí být v provozu v jakou hodinu, jména a úvazky (plný, 0,5, DPP s měsíčním stropem hodin), kdo co umí (barista, zámečník, kdo má klíče a může zavírat) a známé absence — dovolené, školy, lékař.
Přidejte i pravidla, která u vás platí: minimální odpočinek mezi směnami, maximální délku směny, kolik víkendů po sobě je přijatelných. Konkrétní zákonné hodnoty si ověřte v zákoníku práce nebo u účetní — jazykové modely je občas pletou a vy je musíte dát do zadání jako pevné číslo, ne se na ně ptát.
Zkopírujte, doplňte svoje údaje a vložte do chatu:
Jsi plánovač směn pro malý provoz. Sestav rozpis směn na období
1.–30. listopadu 2026 ve formátu tabulky: řádky = dny, sloupce = jména.
PROVOZ:
- Otevírací doba: po–pá 7:00–18:00, so 8:00–14:00, ne zavřeno
- Minimálně 2 lidé v provozu po–pá mezi 9:00 a 16:00, jinak stačí 1
- Směny: ranní 7:00–13:00 (6 h), odpolední 12:00–18:00 (6 h),
sobotní 8:00–14:00 (6 h)
LIDÉ (jméno, měsíční cíl hodin, omezení):
- Jana, 160 h, může zavírat, nechce soboty
- Petr, 160 h, může zavírat
- Lucie, 80 h, jen odpolední, studuje po a st
- Tomáš, 60 h, DPP, max 15 h týdně
- Marek, 160 h, dovolená 10.–16. 11.
PEVNÁ PRAVIDLA:
- Mezi koncem směny a začátkem další nejméně 11 hodin
- Každý má nejméně 2 volné dny v řadě za týden
- Na každé směně musí být alespoň jeden člověk, který může zavírat
VÝSTUP:
1) Tabulka rozpisu (den, datum, kdo má jakou směnu)
2) Souhrn odpracovaných hodin na osobu a rozdíl proti cíli
3) Seznam míst, kde se ti nepodařilo pravidlo dodržet, a pročPoslední bod je nejdůležitější. Model, který nemá kam uhnout, si občas vymyslí, že rozpis sedí, i když nesedí. Když mu dáte prostor přiznat konflikt, většinou ho opravdu přizná.
Sečtěte hodiny u dvou lidí vlastní kalkulačkou. Pokud je výsledek jiný než v souhrnu, vraťte to zpět: „U Jany mi vychází 154 hodin, ne 160. Přepočítej všechny součty znovu, den po dni, a ukaž mezivýpočet." Některá rozhraní (například ChatGPT) umí nad nahraným souborem spouštět výpočty místo odhadu — pokud tu funkci máte k dispozici, používejte ji, ale kontrolní součet si stejně udělejte sami.
Když máte rozpis hotový, pusťte na něj druhý prompt:
Tady je hotový rozpis (vlož tabulku). Projdi ho jako kontrolor a vrať:
1) Každé porušení pravidla s datem a jménem
2) Rozložení víkendů a nepopulárních směn — kdo jich má nejvíc
a kdo nejmíň, včetně počtu
3) Tři konkrétní prohození směn, která rozdíl srovnají, aniž
by porušila ostatní pravidla
4) Rizikové dny, kdy jediná nemoc shodí pokrytí provozu
Nic nepřepisuj, jen vypiš nálezy jako číslovaný seznam.Bod 4 je to, co ruční plánování obvykle přehlédne: den, kdy je v provozu jediný člověk s klíči.
Podle orientačního odhadu redakce zabere ruční sestavení takového rozpisu v Excelu 60 až 90 minut, s AI postupem včetně kontroly počítejte 25 až 35 minut. Za rok to vychází zhruba na 8 až 10 hodin. Nejde o změřená data, ale o odhad založený na běžném rozsahu pětičlenného týmu — u dvou lidí je úspora minimální, u patnácti výrazně vyšší.
Claude Sonnet 5 zvládá dlouhá zadání s mnoha pravidly a má kontextové okno 1 milion tokenů, takže mu můžete vložit i rozpis za celý předchozí půlrok pro srovnání. ChatGPT (modely řady GPT-5.6) je silný, když chcete výstup rovnou do souboru ke stažení. Gemini 3.7 Flash je nejlevnější přes API (0,75 USD za milion vstupních tokenů) a hodí se, pokud si plánování chcete zautomatizovat a generovat rozpis opakovaně skriptem. Rozdíl mezi nimi je u téhle úlohy menší, než se zdá — zásadní je kvalita zadání, ne volba modelu.
Model počítá nepřesně. Součty hodin si vždy ověřte. U rozpisu, podle kterého se vyplácí mzda, je chyba o šest hodin reálný problém.
Osobní údaje. Do chatu nedávejte rodná čísla, adresy ani zdravotní důvody absencí. Jména a úvazky stačí, a i ty můžete nahradit zkratkami (Z1, Z2). Pokud služby používáte v bezplatné verzi, počítejte s tím, že data mohou sloužit k trénování — u placených firemních tarifů to bývá vypnuté, ale podmínky si přečtěte.
AI nenahradí zákoník práce. Vygenerovaný rozpis není právní kontrola. Pravidla si zadejte sami a sporné případy řešte s účetní.
Závislost na jednom nástroji. Držte si pravidla provozu v samostatném textovém souboru, ne jen v historii chatu. Pak můžete stejný prompt kdykoli přenést jinam.
Pro jeden rozpis měsíčně vystačíte s bezplatnou verzí některého z chatů — konkrétní denní limity free plánů se ale mění a k říjnu 2026 je nemáme ověřené, takže si je před spoléháním ověřte přímo u poskytovatele. Placené tarify chatů se pohybují v řádu stovek korun měsíčně; aktuální ceny pro Česko najdete na stránkách jednotlivých služeb.
Přes API je to levnější: jeden rozpis včetně kontrolního průchodu znamená zhruba 10 až 15 tisíc tokenů, což u Gemini 3.7 Flash dělá řádově jednotky haléřů, u Claude Sonnet 5 (2 USD za milion vstupních tokenů) zhruba 1 korunu. Náklad na model je u téhle úlohy zanedbatelný — platíte hlavně svým časem na kontrolu.
Redakční návod AI HUB CZ. Uvedené časové odhady jsou orientační odhady redakce, ne měřená data. Ceny a limity jednotlivých služeb si ověřte přímo u poskytovatele.
Téma: AI pro podnikatele a živnostníky