2026-08-25 · 6 min čtení
Každý nový zákazník si zaslouží slušné přivítání — jenže psát uvítací e-maily ručně pro každého je zdlouhavé. Návod ukazuje, jak si živnostník nebo malá firma připraví sadu uvítacích šablon a onboarding sekvenci pomocí AI za odpoledne a pak ji používá donekonečna.
Zákazník vyplní objednávku nebo podepíše smlouvu — a pak čeká. Co dostane zpět, rozhoduje o tom, jestli vás bude doporučovat, nebo bude nervózně psát „kdy to vlastně přijde?". Přitom většina živnostníků a malých firem posílá buď nicneříkající automatický potvrzovací e-mail z eshopu, nebo — v horším případě — nic. Nastavit profesionální uvítací sekvenci přitom trvá jedno odpoledne a pak funguje sama.
---
Sadu 2–3 e-mailů: potvrzení objednávky nebo spolupráce, uvítání s praktickými informacemi (jak vás kontaktovat, co se bude dít dál) a volitelně zprávu po prvním dokončeném kroku. Všechny šablony si upravíte jednou, pak je plníte konkrétními jmény a čísly.
---
Než otevřete ChatGPT nebo Claude, napište si na papír nebo do poznámek:
Bez těchto podkladů vám AI vygeneruje generický text, který mohl napsat kdokoliv.
---
Použijte tento prompt doslova — jen doplňte informace v závorkách:
Napiš uvítací e-mail pro nového zákazníka mé živnosti.
Obor: [např. účetní služby pro OSVČ]
Tón: přátelský, ale profesionální
Zákazník právě: [objednal balíček vedení účetnictví / podepsal smlouvu / zaplatil zálohu]
E-mail musí obsahovat:
1. Poděkování za důvěru (1–2 věty, bez přehnaných superlativů)
2. Co se stane v příštích 48 hodinách (konkrétní kroky)
3. Jak mě zákazník může kontaktovat a v jaké době
4. Jedno konkrétní doporučení, co má zákazník mezitím připravit
Délka: maximálně 180 slov. Žádné fráze jako „neváhejte se obrátit".
Zákazníka oslovuj [křestním jménem / vykáním].---
Vytvoř sekvenci tří e-mailů pro onboarding nového zákazníka.
Obor: [webdesign pro malé firmy]
Průměrná délka spolupráce: [6 týdnů od zadání po spuštění webu]
E-mail 1 — odeslat ihned po podpisu smlouvy:
- Poděkování, potvrzení termínů, co zákazník pošle jako podklady a do kdy
E-mail 2 — odeslat 3. den:
- Shrnutí prvního týdne, na čem pracujeme, kde zákazník může sledovat postup
E-mail 3 — odeslat po odevzdání prvního návrhu:
- Vysvětlení, jak probíhá zpětná vazba, jaký je postup pro úpravy a co je v ceně
Každý e-mail: max. 150 slov. Oslovení: [příjmení se „pane/paní" / křestní jméno].
Styl: věcný, přátelský, bez firemního newspeaku.---
ChatGPT (GPT-4o) je první volba pro většinu živnostníků — zvládne český jazyk spolehlivě, zná různé obchodní kontexty a při opakovaném ladění šablony je rychlý. Bezplatný plán (k srpnu 2026) postačí pro přípravu šablon, ale nemá paměť konverzací, takže podklady budete vkládat pokaždé znovu.
Claude (od Anthropic) se hodí, pokud chcete přirozenější, méně „formulářový" tón — jeho texty bývají plynulejší. Bezplatný plán má limit přibližně 20 delších konverzací denně.
Make (dříve Integromat) přijde na řadu, jakmile budete chtít e-maily odesílat automaticky — například při přijetí platby ve Stripe nebo vyplnění formuláře na webu. Make nabízí bezplatný plán s 1 000 operacemi měsíčně, placené plány začínají na 9 USD měsíčně. Oproti ručnímu kopírování šablon ušetříte 15–30 minut na každém novém zákazníkovi.
---
Přesnost termínů a slibů. AI neví, kolik zakázek zrovna řešíte. Pokud šablona slibuje odpověď do 24 hodin, musíte to skutečně dodržet — nebo šablonu upravit.
Osobní údaje zákazníků. Do promptu nikdy nevkládejte skutečná jména, e-maily ani čísla objednávek. Pracujte se zástupnými výrazy jako [JMÉNO] a [ČÍSLO OBJEDNÁVKY], které doplníte až při reálném odeslání.
Generický tón. Pokud prompt neobsahuje váš konkrétní obor a postup spolupráce, AI vytvoří text, který mohl napsat kdokoliv. Zákazník to vycítí.
---
| Nástroj | Bezplatný limit | Placený plán | |---|---|---| | ChatGPT (GPT-4o) | Základní přístup zdarma | 20 USD / měsíc (Plus) | | Claude | ~20 konverzací / den zdarma | 20 USD / měsíc (Pro) | | Make | 1 000 operací / měsíc zdarma | od 9 USD / měsíc |
Pro přípravu šablon vám bezplatné plány obou AI nástrojů plně postačí. Make potřebujete jen pro automatické odesílání — jinak zvládnete kopírovat šablony ručně.
Odhad úspory: Ruční psaní uvítacího e-mailu na míru trvá průměrně 15–25 minut. Při 20 nových zákaznících měsíčně jde o 5–8 hodin. Po nastavení šablon klesne čas na 2–3 minuty na zákazníka (doplnění jména a zakázkových detailů). Odhad vychází z průměrů sdílených v komunitách malých firem, ne z akademické studie — vaše čísla se mohou lišit.
Redakční návod AI HUB CZ. Cenové údaje nástrojů ověřeny k srpnu 2026.