2026-08-19 · 6 min čtení
Neuhrazená faktura je nepříjemná situace — a spousta živnostníků ji řeší tím, že ji odkládá. S pomocí AI zvládnete napsat zdvořilou, ale důraznou upomínku za tři minuty. Návod je určený pro živnostníky a malé firmy, které fakturují opakovaně.
Průměrná splatnost faktur v Česku je 30 dní, ale podle dat Creditreform se zhruba 40 % faktur platí po termínu. Živnostník, který si neumí říct o peníze, přitom neztrácí jen čas — ztrácí cash flow. Psaní upomínek odkládáme, protože nechceme působit nepříjemně. AI to vyřeší za vás: tón zvolí přesně takový, jaký potřebujete.
---
Než otevřete ChatGPT nebo Claude, sepište si tři věci:
Čím konkrétnější vstup, tím použitelnější výstup. AI nevymýšlí fakta — musíte mu je dodat.
---
Tento prompt použijte, když faktura právě překročila splatnost a jde o první připomenutí:
Napiš zdvořilý upomínkový e-mail v češtině.
Faktura č. 2024-087 na částku 18 500 Kč byla splatná 1. srpna 2026.
Dnes je 19. srpna, tedy 18 dní po splatnosti.
Zákazník je firma Novák & syn s.r.o., komunikujeme na „vy".
Je to první upomínka, tón má být přátelský, ne výhrůžný.
Na konci uveď výzvu k uhrazení do 5 pracovních dnů
a nabídku kontaktu v případě, že nastala chyba nebo komplikace.
Délka e-mailu: maximálně 150 slov.Výsledek bývá použitelný rovnou — stačí doplnit kontaktní podpis.
---
Zákazník nereagoval na první upomínku ani na telefonát. Teď potřebujete jiný tón:
Napiš druhou upomínku k faktuře č. 2024-087, částka 18 500 Kč,
splatnost 1. srpna 2026 — dnes je 5. září 2026, tedy 35 dní po splatnosti.
Zákazník Novák & syn s.r.o. na první upomínku nereagoval.
E-mail má být věcný a rozhodný, bez agresivity.
Uveď, že pokud nedojde k úhradě do 7 kalendářních dnů,
předáme pohledávku k řešení právnímu zástupci.
Použij formální oslovení „Vážení".
Délka: maximálně 120 slov.> Tip: Slova „právní zástupce" nebo „předání k vymáhání" zařaďte až do druhé nebo třetí upomínky — v první upomínce působí přehnaně a mohou zákazníka zbytečně popudit.
---
Vytvořte si v Notionu nebo v Google Docs složku „Šablony — platby". Každý typ upomínky uložte jako předlohu s proměnnými v hranatých závorkách: `[číslo faktury]`, `[částka]`, `[počet dní]`. Příště stačí doplnit hodnoty, ne psát od začátku.
Pokud používáte Notion AI (součást placených plánů Notionu od 10 USD měsíčně), můžete šablonu rovnou přizpůsobit přímo v dokumentu — napíšete hrubou verzi a Notion AI ji doladí.
---
---
Průměrná živnostnice nebo živnostník stráví psaním upomínky (včetně rozmýšlení, jak to formulovat) 15–25 minut. S připraveným promptem a šablonou klesne čas na 2–3 minuty. Při 10 upomínkách měsíčně to je zhruba 2–3 hodiny ušetřeného času měsíčně — nebo hodinová sazba, kterou místo toho věnujete placené práci.
---
Přesnost čísel: AI nezná vaše čísla faktury ani částky — musíte je vložit ručně. Nikdy neodesílejte e-mail bez kontroly, zda sedí všechny údaje.
Osobní údaje zákazníků: Do bezplatných plánů ChatGPT nebo Claude nezadávejte rodná čísla, čísla bankovních účtů ani citlivé obchodní informace. Pokud fakturujete fyzickým osobám s těmito údaji, použijte placené firemní plány s podmínkami ochrany dat, nebo údaje do promptu nezahrnujte vůbec.
Právní formulace: AI může navrhnout větu o „právním vymáhání", ale nenahrazuje skutečného právníka. Pokud pohledávka přesahuje 50 000 Kč nebo jde o opakovaného neplatiče, konzultujte postup s odborníkem.
Závislost na jednom nástroji: Pokud ChatGPT nebo Claude změní cenové podmínky nebo dočasně výpadne, mějte šablony uložené lokálně. Prompt si zkopírujte do textového souboru — zafunguje v libovolném jiném AI nástroji.
---
| Nástroj | Bezplatný plán | Placený plán | |---|---|---| | ChatGPT (GPT-5.6) | Ano, 40 zpráv / 3 hod. | Plus: 20 USD / měsíc | | Claude | Ano, denní limit | Pro: 20 USD / měsíc | | Notion AI | Ne (jen zkušební) | 10 USD / měsíc jako doplněk |
Pro živnostníka s 5–15 fakturami měsíčně bohatě stačí bezplatný plán ChatGPT nebo Claude. Placený plán se vyplatí, pokud fakturujete denně nebo šablony kombinujete s dalšími AI úkoly.
Redakční návod AI HUB CZ. Ceny nástrojů ověřeny k srpnu 2026 na stránkách openai.com a anthropic.com.