← Zpět na novinky

Firemní příručka z mluveného výkladu: jak s AI sepsat postupy pro nového kolegu

2026-09-02 · 7 min čtení

Zaučení nového člověka většinou stojí na tom, že mu majitel všechno vysvětlí ústně — a za měsíc znovu dalšímu. Návod ukazuje, jak z jednoho nahraného výkladu udělat s AI písemnou příručku, kterou si nováček přečte sám. Včetně doslovných promptů a reálných nákladů.

Ve firmě do pěti lidí bývá většina know-how v hlavě majitele. Jak se objednává zboží, co se říká zákazníkovi, který volá s reklamací, kdy se posílá upomínka — to všechno se předává ústně. Sepsat to na papír je nudná práce, která nemá termín, takže se podle naší redakční zkušenosti odkládá donekonečna. AI ten problém obchází z jiné strany: nemusíte psát, stačí mluvit.

Proč zrovna mluvení

Diktovat je pro většinu lidí zpravidla rychlejší a hlavně přirozenější než psát. Když nováčkovi vysvětlujete, jak se vyřizuje objednávka, řeknete to plynule za pár minut. Napsat totéž znamená přemýšlet nad formulacemi, škrtat a přepisovat. AI umí tenhle rozdíl využít: vezme neuspořádaný mluvený výklad — včetně odboček, oprav a „vlastně počkejte, ještě něco" — a udělá z toho strukturovaný dokument.

Kolik času to ušetří, se dá říct jen jako hrubý redakční odhad, ne jako změřený údaj. Z naší zkušenosti platí, že hlavní úspora není v hodinách psaní, ale v tom, že se výklad neopakuje potřetí a počtvrté.

Krok za krokem

1. Vyberte tři nejčastěji opakované věci

Nezačínejte kompletní příručkou. Napište si, co jste za poslední měsíc někomu vysvětlovali víc než jednou. Typicky to bývá: příjem a evidence objednávky, komunikace se zákazníkem při komplikaci, uzávěrka a předání podkladů účetní.

2. Nahrajte si výklad

Otevřete diktafon v telefonu a mluvte, jako byste to vysvětlovali novému kolegovi. Neopravujte se, nedělejte poznámky. Držte se jedné agendy na jedno nahrání — mix pěti témat v jedné stopě se hůř zpracovává. Počítejte spíš s desítkami minut než s pěti.

3. Získejte přepis

Nejjednodušší cesta je nahrát zvukový soubor přímo do chatovacího rozhraní ChatGPT nebo Gemini a nechat si vytvořit přepis. Upozorňujeme, že dostupnost práce se zvukem se liší podle tarifu a průběhu nasazování funkcí, takže si to nejdřív ověřte přímo v aplikaci. Alternativou jsou specializované přepisovací služby (Fireflies, Otter a další), které se připojí ke schůzce — jejich aktuální ceny, bezplatné limity a kvalitu češtiny si ale ověřte v dokumentaci výrobce, my je nemáme ověřené.

4. Nechte AI udělat strukturu

Přepis vložte do chatu s tímto promptem:

Toto je přepis mého mluveného výkladu o tom, jak v naší firmě funguje [NÁZEV AGENDY].
Uděláš z toho písemný postup pro nového zaměstnance, který o firmě nic neví.

Struktura:
1. K čemu tento postup slouží (3 věty)
2. Co potřebuji mít po ruce (přístupy, dokumenty, kontakty)
3. Postup krok za krokem, číslovaně
4. Nejčastější komplikace a co s nimi
5. Na co se zeptat nadřízeného místo vlastního rozhodnutí

Pravidla:
- Používej jen informace z přepisu. Nic nedoplňuj z obecných znalostí.
- Kde je výklad nejasný nebo neúplný, vlož řádek: [DOPLNIT: konkrétní otázka]
- Piš krátké věty, oslovuj čtenáře vykáním.
- Odborné výrazy z našeho oboru nech tak, jak jsou v přepisu.

Klíčová je značka `[DOPLNIT:]`. Ta z AI dělá kontrolora — donutí ji přiznat, kde jste ve výkladu něco přeskočili, místo aby si to domyslela.

5. Doplňte mezery a otestujte

Projděte značky DOPLNIT, odpovědi nadiktujte a nechte je zapracovat. Pak dokument dejte někomu, kdo agendu nedělá, a nechte ho postupovat podle něj. Místa, kde se zasekne, jsou přesně ta, která jste považovali za samozřejmá.

Pokročilejší varianta: sjednocení více postupů

Když máte hotové tři čtyři dokumenty, hodí se je sladit:

Přikládám [POČET] interních postupů naší firmy.
Úkol:
1. Najdi místa, kde si dokumenty vzájemně odporují, a vypiš je do tabulky
   (dokument A říká X, dokument B říká Y).
2. Najdi kroky, které se opakují ve více dokumentech, a navrhni je vyčlenit
   do samostatné kapitoly.
3. Navrhni jednotný slovníček pojmů — kde jeden pojem pojmenováváme různě,
   nabídni jednu variantu.
4. Vypiš, které postupy podle tebe v sadě chybí, ale ostatní se na ně odkazují.

Nepřepisuj dokumenty. Vrať jen tyto čtyři výstupy.

Hotové dokumenty pak můžete nahrát do NotebookLM, který pracuje s vámi vloženými zdroji a u odpovědí odkazuje na místo v dokumentu. Nováček se pak může ptát přirozeným jazykem. Konkrétní chování a limity si ověřte v dokumentaci Googlu.

Na co si dát pozor

AI si doplní, co jste neřekli. I s instrukcí „nic nedoplňuj" se stane, že model vloží obecně platný krok, který u vás neplatí. Postup vždy přečtěte celý, ne jen naskenujte.

Osobní údaje. Do přepisu se snadno dostanou jména zákazníků, jejich adresy nebo detaily zakázek. Než přepis vložíte do AI, jména nahraďte zástupkami. A přečtěte si podmínky zpracování dat u konkrétního poskytovatele a tarifu — liší se a je to na vás.

Volba modelu. Podle našich testů se u tohoto typu úkolu chová každý model trochu jinak v délce i míře domýšlení, ověřený benchmark pro češtinu ale k dispozici nemáme. Berte to jako subjektivní dojem a vyzkoušejte dva a porovnejte.

Zastarávání. Příručka, kterou rok nikdo neaktualizoval, je horší než žádná. Dejte si do kalendáře čtvrtletní revizi.

Kolik to stojí

Bezplatná verze ChatGPT je podle OpenAI dostupná všem a na jeden postup obvykle stačí. U delších přepisů narazíte na limity — ChatGPT Plus za 20 USD měsíčně podle nápovědy OpenAI přináší vyšší limity, prioritní přístup ve špičkách a rychlejší odpovědi, konkrétní počty zpráv ale OpenAI nezveřejňuje. Aktuální stav uvidíte v přepínači modelů v aplikaci.

Přes API vychází zpracování jednoho hodinového výkladu na jednotky centů, přesná částka ale závisí na počtu tokenů — a čeština jich spotřebuje na slovo víc než angličtina, takže odhady z anglických textů podstřelují. Před nasazením si spočítejte reálnou spotřebu na jednom dokumentu a sazby ověřte v aktuálním ceníku poskytovatele. Pozor: předplatné ChatGPT Plus podle OpenAI používání API nezahrnuje, API se účtuje zvlášť.

Až budete mít tři postupy hotové, vyberte čtvrtou agendu — tu, kterou umí jen jeden člověk ve firmě a která se zastaví, když onemocní.

Redakční návod AI HUB CZ. Ceny ChatGPT Plus podle nápovědy OpenAI (help.openai.com, kontrolováno 5. 6. 2026) a stránky OpenAI s cenami pro firmy (openai.com/business/chatgpt-pricing, kontrolováno 22. 7. 2026). Sazby API se u jednotlivých poskytovatelů mění, před výpočtem si je ověřte v aktuálním ceníku výrobce modelu. Zdroj údajů: https://help.openai.com/en/articles/6950777-what-is-chatgpt-plus

Související nástroje

Přečtěte si dál